As contas ou duplicatas a receber representam direitos ou valores adquiridos por vendas a prazo de mercadorias ou serviços relacionados com a atividade da empresa e ainda não recebidos. O montante dessa conta representa o volume de vendas a prazo. Portanto, aumentando o volume de vendas, cresce também o montante de duplicatas a receber.

Muitas empresas, para ganharem mercado, concedem maiores prazos aos seus clientes, gerando ai, duplo crescimento nos valores a receber, pelo aumento das vendas e pelo aumento no prazo de recebimento.

É de fundamental importância conhecer quem são os principais clientes, identificar o grau de concentração das vendas, a qualidade dos clientes e o volume de atrasos.

Pelo volume de duplicatas emitidas, determinam-se pessoas e constituem-se departamento para gerenciamento, sendo de grande importância a implantação e a manutenção de controles que tragam segurança à administração da empresa.

Controles administrativos

Para o fortalecimento dos controles no departamento de gerenciamento das duplicatas a receber, poderão ser utilizados os procedimentos que seguem:

a) separação de funções, entre as pessoas que mantém a custódia das duplicatas a receber, da contabilidade e da expedição;

b) rotação do pessoal de cargos importantes;

c) carta de fiança para os funcionários que lidam com valores;

d) conciliação entre a custódia das duplicatas e a contabilidade;

e) formalização de procedimentos para concessão de descontos, confirmação de devedores e autorização por pessoa independente da custódia das duplicatas;

f) análise permanente das duplicatas com atraso e o esforço para seu recebimento;

g) utilização de recebimentos por via bancária;

h) quitação dos documentos após o recebimento;

i) baixa de duplicatas incobráveis por pessoa autorizada e independente ao departamento de cobrança.

Controles sobre vendas

Sobre vendas também poderão ser implantados os seguintes controles: como são fixados os preços de vendas; policiamento do correto cumprimento das tabelas de preços; como são feitas as modificações nas tabelas de preços; como e em que prazos são comunicadas as alterações de preços; como são aprovadas as notas, os limites e a concessão de créditos aos clientes, e quem os aprova.

Controles gerenciais

O sistema utilizado para gestão das duplicatas a receber deverá permitir a geração de relatórios e análises para a Gerência/Diretoria acompanhar a evolução das vendas e das duplicatas a receber, comparar períodos, constatar irregularidades, detectar transações anormais, calcular índices operacionais, tendências, idade dos saldos, liquidez etc.

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