Formalidades da escrituração contábil

A escrituração contábil deve ser executada com observância das disposições legais, em idioma e moeda corrente nacional, em forma mercantil, com individuação e clareza, por ordem cronológica de dia, mês e ano, sem intervalos em branco, nem entrelinhas, borraduras, rasuras, emendas e transportes para as margens.

O 'Diário' e o 'Razão' constituem registros permanentes. Os registros auxiliares, quando adotados, devem obedecer aos preceitos gerais da escrituração contábil, observadas as peculiaridades da sua função.

Registros contábeis

O sistema de escrituração contábil deve ser uniforme, com registros lastreados em documentos de origem externa (provenientes de terceiros) ou interna (gerada na própria empresa) ou, na sua falta, em elementos que comprovem ou evidenciem fatos e prática dos atos administrativos. Os documentos, livros, registros e outras peças que compõe a escrituração contábil devem ser revestidos de formalidades definidas na legislação e na técnica contábil, mantidos em boa guarda enquanto não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes.

Livro diário geral

O Livro Diário é de uso obrigatório por exigência da legislação mercantil, tributária, trabalhista e previdenciária, dentre outras, e nele será lançado, em ordem cronológica, com individualização, clareza e referência ao documento probante, todas as operações ocorridas, incluídas as de natureza aleatória, e quaisquer outros fatos que provoquem variações patrimoniais.

Admite-se a escrituração resumida no Diário, com valores totais que não excedam ao período de um mês, relativamente a contas cujas operações sejam numerosas ou realizadas fora da sede do estabelecimento, desde que utilizados livros auxiliares para registro individuado e conservados os documentos que permitam sua perfeita verificação.

O transporte para o livro Diário dos totais mensais dos livros auxiliares, deve ser feita com referência às páginas em que as operações se encontram lançadas nos livros auxiliares devidamente registrados.

O Balanço e demais Demonstrações Contábeis de encerramento de exercício serão transcritos no 'Diário', completando-se com as assinaturas do Contabilista e do titular ou representante legal da Entidade. Igual procedimento será adotado quanto às Demonstrações Contábeis elaboradas por força de disposições legais, contratuais ou estatutárias. No caso de substituição do Livro Diário por fichas, a pessoa jurídica adotará livro próprio para inscrição do balanço e demais demonstrações financeiras, o qual será autenticado no órgão de registro competente.

Livros auxiliares – Caixa e contas correntes

Os livros auxiliares, tais como Caixa e Contas-Correntes, que também poderão ser escriturados em fichas, estão dispensada de autenticação quando as operações a que se reportarem tiverem sido lançadas, pormenorizadamente, em livros devidamente registrados (§ 1°, do Art. 269, do RIR/99).

Livro razão

A pessoa jurídica tributada com base no real deverá manter, em boa ordem e segundo as normas contábeis recomendadas, livro Razão ou fichas utilizados para resumir e totalizar por conta ou sub-conta, os lançamentos efetuados no Diário, mantidas as demais exigências e condições previstas na legislação. A escrituração deve ser individualizada, obedecendo a ordem cronológica das operações (Art. 259, do RIR/99).

O livro Razão ou as fichas estão dispensados de registro e autenticação nos órgãos competentes.

Autenticação do livro diário

Os livros ou fichas do Diário, bem como os livros auxiliares, deverão conter termos de abertura e de encerramento, datados e assinados pelo titular da empresa ou seu representante legal e por contabilista legalmente habilitado, com indicação do número de sua inscrição no Conselho Regional de Contabilidade e ser submetidos à autenticação no órgão competente do Registro do Comércio, no caso de empresa mercantil, e quando se tratar de sociedade civil, no Registro Civil de Pessoas Jurídicas ou no Cartório de Registro de Títulos e Documentos. No caso de adoção de processo eletrônico para escrituração contábil, os formulários contínuos, numerados mecânica ou tipograficamente, serão destacados e encadernados em forma de livro.

A autenticação poderá ser feita antes ou depois do livro ser escriturado. Para fins do imposto de renda é aceita escrituração do livro diário com autenticação em data posterior aos registros das operações, desde que a autenticação seja feita até a data de entrega da declaração de rendimentos da pessoa jurídica, do correspondente ano calendário.

Uso de códigos e abreveaturas

A terminologia utilizada deverá expressar o verdadeiro significado das transações, admitindo-se o uso de códigos e/ou abreviaturas nos históricos dos lançamentos, desde que permanentes e uniformes, deve constar, em elenco identificador, no 'Diário' ou em registro especial (livro próprio) revestido das formalidades de registro e autenticação (§ 1, do Art. 2°, do Decreto Lei n° 486, de 1969; § 1, do Art. 269, do RIR/99, item 7 do PN CST n° 11, de 1985)

Processamento eletrônico de dados

Os livros comerciais e fiscais poderão ser escriturados por sistema de processamento eletrônico de dados, em folhas contínuas, que deverão ser numeradas, em ordem seqüencial, mecânica ou tipograficamente, conter termos de abertura e de encerramento, e ser submetidos à autenticação no órgão competente do Registro do Comércio, e, quando se tratar de sociedade civil, no Registro Civil de Pessoas Jurídicas ou no Cartório de Registro de Títulos e Documentos (Art. 255 e § 4°, do Art. 258 do RIR/99).

Conservação dos arquivos magnéticos

As pessoas jurídicas que utilizarem sistemas de processamento eletrônico de dados para registrar negócios e atividades econômicas ou financeiras, escriturar livros ou elaborar documentos de natureza contábil ou fiscal ficam obrigadas a manter, à disposição da Secretaria da Receita Federal (SRF), os respectivos arquivos digitais e sistemas, pelo prazo decadencial previsto na legislação tributária. (Art. 265 do RIR/99, Art. 72 da Medida Provisória nº 2.158-35, de 2001, e Art. 1° da Instrução Normativa SRF nº 086, de 2001).

Nota: As empresas optantes pelo Sistema Integrado de Pagamento de Impostos e Contribuições das Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples), de que trata a Lei nº 9.317/96, ficam dispensadas do cumprimento dessa obrigação (§ único, do Art. 1°, da Instrução Normativa SRF nº 086, de 2001).

As pessoas jurídicas obrigadas à apresentação dos arquivos, quando intimadas pelos Auditores-Fiscais da Receita Federal (AFRF), deverão apresentar no prazo de vinte dias, os arquivos digitais e sistemas contendo informações relativas aos seus negócios e atividades econômicas ou financeiras. As informações que deverão ser apresentadas em arquivos padronizados são: registros contábeis; fornecedores e clientes; documentos fiscais; comércio exterior; controle de estoque e registro de inventário; relação insumo/produto; controle patrimonial; folha de pagamento  (Art. 2° da Instrução Normativa SRF nº 086, de 2001 e Art. 1° do Ato Declaratório Executivo – Cofis n° 015, de 2001).

A critério da autoridade requisitante, os arquivos digitais poderão ser apresentados em forma diferente da estabelecida, inclusive em decorrência de exigência de outros órgãos públicos.

Documentação técnica do sistema

O usuário de sistema de processamento de dados deverá manter documentação técnica completa e atualizada do sistema, suficiente para possibilitar a sua auditoria, facultada a manutenção em meio magnético, sem prejuízo da sua emissão gráfica, quando solicitada. (Art. 38, da Lei n° 9.430, de 1996; e Art. 267, do RIR/99)  

Microfilmagem de documentos e livros

A microfilmagem de documentos para fins de arquivamento, segurança ou manuseio é disciplinada pela Lei nº 5.433, de 1968, regulamentada pelo Decreto nº 64.398, de 1969, e posteriormente examinado pelo Parecer Normativo nº 21, de 1980, assegura que os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os comprovantes de lançamentos nele efetuados deverão ser conservados até que ocorra a prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações a que se refiram, conforme disposto no § único, do art. 195, do Código Tributário Nacional.

Conservação de livros e documentos

É obrigatória a conservação em ordem, enquanto não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes, os livros, documentos e papéis relativos a sua atividade, ou que se refiram a atos ou operações que modifiquem ou possam vir a modificar sua situação patrimonial (Art. 4º, do Decreto-Lei n° 486, de 1969, e, caput do Art. 264 do RIR/99).

Os comprovantes da escrituração da pessoa jurídica, relativos a fatos que repercutam em lançamentos contábeis de exercícios futuros, serão conservados até que se opere a decadência do direito de a Fazenda Pública constituir os créditos tributários relativos a esses exercícios (Art. 37, da Lei n° 9.430, de 1996, e, § 3°, do Art. 264 do RIR/99).

O direito da Fazenda Pública de constituir crédito tributário extingue-se após 5 (cinco) anos, contados do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado (Art. 173, do CTN). Nos casos de lançamento do imposto de renda, o prazo extingue-se após cinco anos, contados da ocorrência do fato gerador, se a lei não fixar prazo para homologação, (Art. 899 do RIR/99).

Extravios, deterioração ou destruição de livros e documentos

Ocorrendo extravio, deterioração ou destruição de livros, fichas, documentos ou papéis de interesse da escrituração, a pessoa jurídica fará publicar, em jornal de grande circulação do local de seu estabelecimento, aviso concernente ao fato e deste dará minuciosa informação, dentro de 48 horas, ao órgão competente do Registro do Comércio, remetendo cópia da comunicação ao órgão da Secretaria da Receita Federal de sua jurisdição. (Art. 10, do Decreto-Lei n° 486, de 1969, e, § 1°, do Art. 264 do RIR/99). A legalização de novos livros ou fichas só será providenciada depois de observada as citadas formalidades.