Organize-se para gerenciar informações sobre seus clientes

O sistema de controle das Contas a Receber deve fornecer informações para tomada de decisões sobre um dos ativos mais importantes que a empresa dispõe, os créditos sobre as Duplicatas a Receber. Esses créditos são originários de vendas a prazo de mercadorias e/ou serviços ainda não recebidos e que precisam ser organizados e controlados para fornecer importantes informações, tais como:

• dos valores a receber que entrarão no caixa da empresa, por períodos de vencimento, por exemplo, 7, 15, 30, 45 e 60 dias;

• dos clientes que pagam em dia; o montante das contas já vencidas e os respectivos períodos de atraso; as providências tomadas para a cobrança e o recebimento dos valores em atrasos;

• sobre quem são os principais clientes; identificar o grau de concentração das vendas; e a qualidade e a regularidade dos clientes;

• das áreas de crédito; acompanhamento da pontualidade de seus pagamentos para análise de limite de crédito;

• dos índices operacionais; tendências; idade dos saldos a receber; liquidez;

• para a elaboração do fluxo de caixa.

Fortalecimento dos sistemas

Para fortalecer os controles, no departamento de Contas a Receber, devem ser utilizados procedimentos que tragam segurança para a administração da empresa, como segue:

• recebimentos por via bancária;

• quitação dos documentos após o recebimento;

• análise do esforço da empresa para recebimento da duplicata em atraso;

• conciliação constante das duplicatas com a contabilidade;

• formalização de procedimentos para concessão de descontos, através de pessoas independentes da custódia das duplicatas;

• carta de fiança para funcionários que trabalham com valores;

• separação de funções, entre as pessoas que mantém a custódia das duplicatas, da contabilidade e da expedição;

• baixa das duplicatas incobráveis somente por pessoa autorizada e independente do departamento de cobrança.

Como fazer

Dependendo do porte da empresa é necessária a utilização de sistemas informatizados para gerenciamentos destas informações.

No entanto, caso vossa empresa seja de pequeno porte, você pode fazer uso de planilhas ou fichas de controle diário ou mensal de forma simplificada, onde deverão ser previamente registrados os valores de vendas que serão recebidos, acompanhados, no decorrer do mês, pelo seu efetivo recebimento.